2. 嚴格供應商管理

對供應商的嚴格管理是采購管理中的重要任務，為全面掌握公司所有供應商的情況，并對供應商進行相應的資質考評，應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案。

所謂重要性供應商，即在貨品質量、價格、交貨期、配合能力、結算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業(yè)務往來的供應商；而一般性供應商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商。當一般性的供應商因業(yè)務需要而進行持常性往來，且經考核符合公司重要性供應商標準后，應轉為重要性供應商進行檔案管理。對于供應商的管理，要求建立文檔表格和電子表格，而且用電子版保存。

主要存檔文件主要有：

1）供應商選擇考察表：是在確定成為公司供應商前對供應商進行評估的表格，一般由采購主管對供應商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交總經理進行審批。

2）供應商名錄：包括公司名稱、產品合格情況、生產證件是否齊全、生產能力、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等基本資料。

3）供應商資料卡：內容包括供應商的名稱、地址、電話、郵編、傳真、郵箱地址、聯(lián)系人、負責人、公司概況、人力資源情況、設備狀況、原料及產品介紹等基本資料。

4）供應商考核表：是每年度對供應商交貨準時率、品質和售前售后服務等進行考察的表格，根據考核結果決定是否與該供應商繼續(xù)合作。

5）詢價記錄：包括詢問產品名稱、詢問人、時間、供應商名稱及聯(lián)系方式、詳細的報價等。

6）采購記錄：內容包括采購物料的名稱、日期、供應商名稱、物料單價、數(shù)量、總計費用等。

7）到貨檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后，對所采購貨物給出的驗收報告和處理意見。

8）終止供應商的報告：是指供應商發(fā)生惡劣服務、嚴重品質問題或考核不合格等情況時，提出與其終止合作的報告，此報告由相關權責部門向采購中心提出，由采購主管填寫，逐級上報審批。

3. 遵循采購原則

采購應遵循如下原則：

1）采購經辦人員接獲請購單后，應依據請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行詢價、比價并經分析后議價。

2）采購申請人在采購過程中提出撤消采購申請時，采購經辦人員要及時轉入撤銷程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關單據上加蓋撤銷章。

3）采購經辦人員詢價完成后，于請購單詳填詢價或議價結果，擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限，經主管審核，并依請購核決權限呈核。

總之，為了有效地控制和降低采購成本，并保證采購材料的質量，公司采購員應做好材料采購市場的有關價格信息的收集和整理，及時地了解市場行情和動態(tài)，并與已采用的采購價格進行比較和分析，同時進行相應的調整和更新。