同項目管理各過程相互關系有關的另一個基本概念是“計劃—執(zhí)行—檢查—處理”,即PDCA 循環(huán)。PDCA 循環(huán)源于質量管理,PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(處理)的第一個字母,PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進行質量管理,并且循環(huán)不止地進行下去的科學程序。
目前,PDCA循環(huán)不僅作為全面質量管理體系運轉的基本方法,而且也是運作管理的一種基本方法。
與運作不同,項目在確立下來之前,沒有努力的目標、管理對象和操作平臺,還無法實施PDCA循環(huán),所以項目管理還需要一個確立項目的啟動過程;又因為項目有生命周期,項目管理是一種有限的努力,它還有一個收尾過程。所以啟動過程組是這些循環(huán)的開始,而收尾過程組是其結束。由于項目自身的特點,項目管理過程組的綜合性比PDCA循環(huán)更加復雜。但是經過擴展的PDCA循環(huán)可以用于過程組內及其之間的相互關系中。規(guī)劃過程組與PDCA循環(huán)中的“計劃”對應;執(zhí)行過程組與PDCA循環(huán)中的“執(zhí)行”對應;而監(jiān)控過程組與PDCA循環(huán)中的“檢查”和“處理”對應。此外,項目管理的綜合性要求監(jiān)控過程組與其他過程組的所有方面相配合。項目管理各過程組的反復運用體現在項目的啟動過程不僅用來啟動一個項目,也用來啟動一個項目階段等方面,同樣的道理也適用于其他過程組,如收尾過程組。隨著這些過程的反復進行,項目團隊能夠階段性地對項目和項目環(huán)境進行評估,判斷是否偏離了項目目標或者環(huán)境是否發(fā)生了重大變化,使得項目團隊能夠預見問題或及時發(fā)現問題,及時采取措施,糾正偏差,解決問題。
3?4項目管理過程(組)在項目中的循環(huán)運行
項目管理五個過程組在一個項目中反復進行,借鑒了質量管理領域PDCA循環(huán)的管理理念。其核心內容是,這五個過程不是運行一次就完結,而是多次循環(huán)進行,一部分的結果成為另一部分的依據。
但是項目管理五個過程組比PDCA循環(huán)更加復雜。項目管理過程的循環(huán)通過啟動過程開始一個項目或者一個階段,通過收尾過程結束一個項目或者一個階段,確保項目或階段有序地開始和有序地結束,一個階段的收尾為另一個階段的啟動創(chuàng)造了條件和基礎。在循環(huán)的中間,計劃過程和執(zhí)行過程頭尾相接,又形成了循環(huán)。監(jiān)控過程則對整個循環(huán)過程實行監(jiān)控。
3?5項目管理層級與管理過程
為了清晰地認識項目管理過程的運行環(huán)境,應對項目管理層次理解的具體化,提出適用于多數項目組織的項目管理層級。多數情況下,項目管理活動分布在三個主要的管理層級。
第一級是項目的決策層級。這個層級的工作考慮項目的戰(zhàn)略性目標的可行性、資源保障和重大風險。對應這個層級的組織層面是項目的指導層,負責項目的關鍵性決策。這一層的管理者可根據各企業(yè)實際情況來確定,可以是公司的主管副總裁、項目管理委員會或者由事業(yè)部總經理、副總經理構成。
第二級是項目管理層。這個層級需要完成項目的計劃、工作布置和控制。對應于這一層級的組織層面是項目經理。
第三級是執(zhí)行層。這一層級的工作通過實施一項一項的具體工作(工作包以及組成工作包的任務清單)逐漸生產出項目交付物。對應于這一層級的組織層面是項目團隊的工作小組負責人以及成員。
管理層級及其對應的組織機構、工作內容、項目管理過程和計劃級別如表3?3所示。需要說明的是,這三個層級指的是基本的層級,在具體實踐中,可根據不同的組織和不同的項目管理環(huán)境圍繞這三個層級作出更多的細分和交叉。表3?3項目管理層級與項目管理過程關系表 序號層級組織分解長期組織項目項目管理過程工作分解(項目)計劃(項目)1高級綜合層(戰(zhàn)略決策、集成)公司事業(yè)部業(yè)務部項目管理委員會項目主管啟動
規(guī)劃
監(jiān)控
收尾組織級戰(zhàn)略目標
項目的構思立項