三、高校校友工作信息化建設發(fā)展的對策及建議

1.解決體制孤島問題——確立發(fā)展的戰(zhàn)略理念，建立有效的CIO機制

正確的校友工作信息化建設指導思想和理念至關重要，尤其是學校領導層要提高認識，轉變觀念，明確方向，充分認識到加快校友工作信息化建設的重要性和緊迫性，明確高校信息化建設的目標和任務，要從行動上而不是口頭上實施校友工作信息化。建立完善、有效的CIO體制，形成強有力的組織保障體系和持續(xù)長效發(fā)展的生態(tài)發(fā)展體制，對校友工作的信息化建設具有重要意義，是解決體制孤島問題的有效途徑。CIO是chief information officer(信息主管)的縮寫，最早始于美國政府機構，興盛于企業(yè)，后來被美國多數(shù)高校所采用。CIO最初的定義是：它是高級行政管理團隊的一員，技術和其他信息資源的管理者，IT計劃的負責人，新系統(tǒng)發(fā)展的負責人，政策發(fā)展制定的負責人，機構整體戰(zhàn)略計劃程序制定的參與者。^[3]完整的CIO機制應包含領導層、聯(lián)絡層、監(jiān)聽層、傳播層、故障排除層、資源分配層和談判層。目前CIO機制可以通過兩種方式實現(xiàn)：一種是由上至下的行政主導方式，即CIO機制人員由高校統(tǒng)一任命；一種是由下至上的潛移默化方式，即校友總會利用現(xiàn)有的資源持續(xù)提供相應服務，形成實質上的CIO機制。^[4]結合我國高校的實際校情，由下至上的方式較為可行。具體做法依次為：在校友總會配備專職信息化成員，負責信息化工作的具體實施、部署和培訓等；在各院系和相關職能部門設置校友信息聯(lián)絡員，一個單位一個，聯(lián)絡員可不具備技術基礎，負責信息化建設的溝通、協(xié)調和最終使用、操作；成立校友咨詢委員會，為校友信息化建設的決策提供有效咨詢，負責規(guī)劃、設計、監(jiān)督、評估和用戶體驗反饋，校友咨詢委員會可以定期更新，接受推薦，吸納更多有想法的校友加入；由校友會專職信息員1名和開發(fā)公司人員1名共同組成技術支部組，人員無須多，但是要明確，負責具體的技術支持和后期維護、再開發(fā)；隨時將已經成型的實施方案和開發(fā)半成品交由領導小組審批，領導小組由分管副校長和校友總會秘書長負責，這是校友工作信息化建設的最高決策機構。

此外，有效的CIO機制是建立在全體成員具有相當?shù)姆e極性和創(chuàng)造性基礎之上的，在實施的過程中進行有效的說明解釋、宣傳動員必不可少。CIO機制在校友信息化的實施過程中是個漸進的過程，不能一蹴而就；對于在初級階段與協(xié)作階段的基礎性建設應當給予充分重視，審時度勢，根據(jù)實際校情做好具體計劃和措施，提高成功率。

2.解決資金孤島問題——提高資金的利用效率，建立多元的資金渠道

校友工作是一項周期性的、不間斷的長期工作，因此校友工作的信息化建設和維護也將是一項長期、反復的工程，在確保學校的財政投入的同時，建立合理的、自力更生的校友工作信息化投入機制和經費來源機制是信息化建設的有力保障。首先，在項目立項之初，對項目進行合理預期和評估，合理分配有限的資金，優(yōu)先保證未來5年的項目維護費用。其次，聘請專業(yè)風投人士(最好是校友)，引入社會資金，做好投資效益分析；如可以在門戶網站和管理系統(tǒng)建設時，預留校友企業(yè)宣傳欄，并提供在線交易系統(tǒng)，然后將銷售額按比例投入到校友信息化建設中；還可以與相關的旅游公司、學校附近的酒店、電子商務企業(yè)等各行各業(yè)的企業(yè)進行合作洽談，為校友提供特定優(yōu)惠和折扣。如此結合當前先進的投資運營理念，不僅可以提高系統(tǒng)的訪問量和使用率，也可以為相關企業(yè)增加業(yè)務量，更可為校友信息化建設提供多渠道的資金支持，并逐漸形成學校的獨立品牌，以保障信息化建設的長期資金來源。

3.解決標準孤島問題——打破信息化部門壁壘，建立統(tǒng)一的標準機制

校友工作信息化標準的研究和制定有利于滿足學校整體信息化建設的需要，打破各部門之間“各自為戰(zhàn)、軍閥割據(jù)”的現(xiàn)狀，消除部門壁壘，建立統(tǒng)一標準機制，是解決校友工作信息化標準孤島問題的前提。建立校友信息化標準的管理體系，不僅是開展校友工作信息化建設的需要，而且有助于推動學校整體的信息化建設。所謂的標準機制應該是將標準建設融入系統(tǒng)建設之中，重視信息編碼、管理、業(yè)務、運維服務標準以及標準示范的推廣；保證數(shù)據(jù)在采集、處理、轉換、傳輸?shù)倪^程中有統(tǒng)一的標準可循，以便最大限度地實現(xiàn)系統(tǒng)在部門間的對接和信息資源共享，同樣也可使系統(tǒng)具有較好的擴張性和通用性，減少操作人員的負擔，使操作方式簡單有效，從而為校友工作信息化建設奠定堅實的基礎。

4.解決信息孤島問題——更新數(shù)據(jù)庫建設理念，建立同步周期數(shù)據(jù)庫

學生與學校之間的關聯(lián)從學生接到入學通知書那一刻便已經開始，這也是學生生命周期的始點，對于學校而言，這個周期一旦開始便永久存在，沒有終點，從廣泛意義來看，校友是學生生命周期的大部分存在和重要階段，“學生→校友”的數(shù)據(jù)信息應是沒有斷層的、持續(xù)累積的過程。因此，應當成立一個校級層面的學生數(shù)據(jù)庫，將學生在校期間的所有來自教務、學工、就業(yè)和研究生部等部門的數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)籌管理和整合匯總，為每一位學生在校期間的學習和生活建立一個完整的電子信息檔案。當學生畢業(yè)成為校友后，將該數(shù)據(jù)庫全部遷移到校友管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，由校友總會和各個院系共同進行后續(xù)的更新與維護。由此，形成一條完整的生態(tài)數(shù)據(jù)鏈，為建成同步周期數(shù)據(jù)庫提供了可能，從而解決了校友工作信息化建設中信息孤島的問題。

5.解決應用孤島問題——拓展新媒體信息視野，建立移動信息分享平臺

基于互聯(lián)網的以手機、平板電腦為代表的新媒體電子設備的快速發(fā)展，衍生出了諸多的、日新月異的新媒體交互工具和應用軟件，且這些硬件和軟件正在以各種方式相互結合、滲透和交融，深刻地改變了人們的生活、工作、學習和思維方式。新媒體首先是數(shù)字化的，具有快速傳播和高度互動的特征^[5]；因此，校友工作的信息化建設若想滿足校友的需求，必須借助新媒體技術的優(yōu)勢和發(fā)展，充分運用新媒體壟斷性的功能優(yōu)勢——即時交流互動和信息迅速傳播共享的功能為校友提供服務，并盡可能地將校友信息化建設與當下最熱的、使用率最高的微信、微信公共平臺等社交媒體的開發(fā)平臺對接，盡可能地將對新媒體已經習慣了的校友吸引到校友管理系統(tǒng)中來，構建起新的、更有針對性的、客戶相對集中的新關系網絡，不斷拓展信息化建設的視野，提供更多、更有價值的共享資源。

另外，校友工作信息化建設應該包含兩期項目——項目一期：開發(fā)搭建基于PC端的校友管理系統(tǒng)；項目二期：校友服務App，功能與PC端校友管理系統(tǒng)的功能保持一致，從而最大限度地滿足校友隨時隨地訪問的需要，為校友工作信息化建設成果的應用又增添一層保障，從而解決應用孤島問題。

當前，我國高校正處于創(chuàng)新發(fā)展和改革轉型的攻堅階段，挑戰(zhàn)與機遇并存。充分開發(fā)和有效利用校友資源已經成為高校拓展辦學資源、提高教育質量、提升學校品牌的有效途徑。高校校友工作者需緊緊抓住此發(fā)展機遇，充分明確校友工作信息化建設對于校友工作開展和學校長遠發(fā)展的深刻意義，站在學校變革和校友工作可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，用科學生態(tài)發(fā)展的眼光，促進和推動校友工作信息化的建設。