〔解答〕在黨政公文主要文種中，“函”是唯一的一個(gè)平行文。按照黨和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文法規(guī)的規(guī)定，“函”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)時(shí)使用的文種。函在實(shí)際行文中形成了多種類型。

從內(nèi)容作用上看，包括以下幾個(gè)方面。

1．申請(qǐng)函。

申請(qǐng)函，即向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函。

2．商洽函。

商洽函，即用于請(qǐng)求協(xié)助、商洽解決辦理某一問(wèn)題的函。

3．詢問(wèn)函。

詢問(wèn)函，上下級(jí)或同級(jí)之間均可使用，如上級(jí)向下級(jí)詢問(wèn)工作情況或某一具體事情，下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)及主管部門詢問(wèn)有關(guān)方針、政策和工作中遇到界限不明確的問(wèn)題等。

4．答復(fù)函。

答復(fù)函，上級(jí)答復(fù)下級(jí)詢問(wèn)、平級(jí)相互答復(fù)事項(xiàng)及審批答復(fù)時(shí)使用的函。

5．告知函。

告知函，平級(jí)或不相隸屬單位之間相互通知事情時(shí)使用的函，其內(nèi)容均屬周知事宜，不得帶有指揮的性質(zhì)。

“函”在建國(guó)前就被廣泛使用，早在1940年和1942年，我晉察冀邊區(qū)行政委員會(huì)和陜甘寧邊區(qū)政府就將“函”列為正式公文文種。在當(dāng)代社會(huì)中，“函”已成為聯(lián)系工作、傳播信息、溝通情況、贏得理解和支持的重要手段。隨著我國(guó)改革開放的深入，商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，流通領(lǐng)域的活躍，橫向聯(lián)系的擴(kuò)大，“函”在公務(wù)活動(dòng)中的作用必將越來(lái)越大。

“函”的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個(gè)部分組成。

1．標(biāo)題?；旧嫌伞叭亍睒?gòu)成，即“制文機(jī)關(guān)”、“事由”與“文種”，如《中國(guó)科學(xué)院關(guān)于商洽建立全面協(xié)作關(guān)系的函》。

2．正文。一般是由兩個(gè)層次組成：

一是制文的依據(jù)、緣由與背景，即為什么要發(fā)函。如“申請(qǐng)函”開端部分“為什么要申請(qǐng)”的內(nèi)容，“商洽函”開端部分“提出商洽問(wèn)題的原因”，“答復(fù)函”的開端部分“所引來(lái)文的標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)”等。例如“我局所屬區(qū)食品公司，擔(dān)負(fù)著該地區(qū)豬、禽、蛋的購(gòu)銷任務(wù)。根據(jù)商業(yè)部及市政府關(guān)于實(shí)行一條龍經(jīng)營(yíng)的方針，區(qū)供銷社經(jīng)營(yíng)的收購(gòu)業(yè)務(wù)移交給區(qū)食品公司。但由于區(qū)供銷社房屋緊張，只交了業(yè)務(wù)，未移交房屋，豬、禽、蛋收購(gòu)無(wú)地方?！边@是市第二商業(yè)局寫給市規(guī)劃局《關(guān)于區(qū)食品公司建立食品購(gòu)銷站征用土地的函》的第一層次內(nèi)容。

“你廠于2007年1月，從我廠借去資金11萬(wàn)元，作為貴廠勞動(dòng)服務(wù)公司開辦費(fèi)，當(dāng)時(shí)議定年內(nèi)償還”。這是2008年1月10日市第一變壓器廠寫給市第七變壓器廠催還借款的第一層內(nèi)容。

二是申請(qǐng)、商洽、回復(fù)的具體事項(xiàng)。以前述的那份“催款函”為例，其第二層次內(nèi)容是：“目前，正在編制2008年財(cái)務(wù)決算，為及時(shí)搞好各類款項(xiàng)的清理結(jié)賬，望貴廠能將所借款項(xiàng)于1月20日前歸還我廠?！?/p>

3．結(jié)尾。屬申請(qǐng)及商洽事項(xiàng)的函，通常結(jié)尾要寫“可否，請(qǐng)審批”、“同意否，望請(qǐng)復(fù)函”等；答復(fù)函一般可寫作“特此復(fù)函”。

寫好“函”的要領(lǐng)包括以下五點(diǎn)。

1．?dāng)⑹虑宄f(shuō)理有節(jié)。

“公函”是代表機(jī)關(guān)向外聯(lián)系工作、告知、商洽事情、請(qǐng)求支持幫助的公文文種。欲要對(duì)方理解、接受、支持，取得圓滿的效果，首先敘事要清楚、明白；其次就要說(shuō)理有節(jié)，令人信服。如果這兩點(diǎn)做不到，對(duì)方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鳴，他就不能千方百計(jì)地幫助你解決問(wèn)題。而要做到上述兩點(diǎn)：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用懇切、謙和的語(yǔ)言表述，避免使用“你們要……”，“你們不要……”，“否則，由此引起的一切后果由你方承擔(dān)全部責(zé)任”及“承蒙關(guān)照”等命令、聲討和客套、寒暄、過(guò)分感激的語(yǔ)體；三是提出的意見、辦法、請(qǐng)求符合對(duì)方的實(shí)際情況。

2．入木三分，用語(yǔ)平和。

當(dāng)遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時(shí)，也要注意掌握分寸，抑制過(guò)激詞語(yǔ)，做到敘事入木三分，但用語(yǔ)要顯得平和，即“外柔內(nèi)剛”，切不可使用怒斥、討伐等語(yǔ)調(diào)。俗話說(shuō)“有理不在聲高”，這是由“函”文種的性質(zhì)所決定的。例如1941年1月20日中共中央革命軍事委員會(huì)為《皖南事變發(fā)表的命令和談話》，（《毛澤東選集》第二卷）與《共產(chǎn)黨七參政員為重申不能出席本屆會(huì)議理由復(fù)參政會(huì)函》（1941年3月8日，《中共中央文件選集》第13卷），同屬針對(duì)“皖南事變”的，但由于文種形式不同，其語(yǔ)氣卻大相徑庭，前者語(yǔ)氣十分強(qiáng)勁、激烈，后者措詞雖也激烈，但又十分講究尺度，有理有節(jié)。這就更使我們領(lǐng)略到“函”的寫作用語(yǔ)特色。

3．短小精悍，注意技法。

“短小精悍”是指寫函不必詳述過(guò)程，不必大發(fā)議論，要求字約意豐；“注意技法”是指公函的撰寫應(yīng)根據(jù)具體內(nèi)容，推斷對(duì)方見函后的心理特征，采用不同的寫法。比如，以答復(fù)函為例，假若屬于肯定性的開頭就可以將答復(fù)的內(nèi)容提出，后面再敘述其他有關(guān)事宜。這樣既能使對(duì)方充分掌握函的內(nèi)容，也能促進(jìn)單位之間的密切合作關(guān)系。假若屬于否定性的，開頭就不宜將否定的內(nèi)容提出，而應(yīng)是先簡(jiǎn)明、懇切地說(shuō)明理由，最后表明否定態(tài)度，這樣能使對(duì)方諒解，感到否定是正常的、合理的，不致產(chǎn)生誤解和反感。

4．不能將“函”遺忘。

“函”不僅在革命戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期被廣泛使用，而且在當(dāng)前也是黨政公文中一個(gè)十分活躍的文種。因?yàn)槠郊?jí)或不相隸屬單位之間行文要用“函”，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)也要用“函”。上級(jí)與下級(jí)相互詢問(wèn)事宜或上級(jí)答復(fù)下級(jí)也可以使用“函”，從這三點(diǎn)足以說(shuō)明“函”的使用頻率是多么高。但是實(shí)際情況恰恰相反，在上述兩方面的情況中，一些單位往往不用“函”，而用通知、請(qǐng)示與批復(fù)，從而使“函”處于“被公文遺忘的角落”。為了保證黨和國(guó)家公文法規(guī)的貫徹落實(shí)，切實(shí)促進(jìn)機(jī)關(guān)工作的科學(xué)化程度，我們應(yīng)當(dāng)把“函”從被通知、請(qǐng)示與批復(fù)的“淹沒”下解救出來(lái)，恢復(fù)它在公文處理中應(yīng)有的地位與作用。

5．要準(zhǔn)確理解“函代批復(fù)”。

對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”，由上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行批復(fù)時(shí)要使用“批復(fù)”，但當(dāng)這種批復(fù)是由上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）代行時(shí)，由于它們之間形成了一種平行關(guān)系，故用“函”代行“批復(fù)”來(lái)行文，這就是人們通常所說(shuō)的“函代批復(fù)”。因?yàn)閺墓耐庑紊峡此且环荨昂?，而?shí)質(zhì)上是一份千真萬(wàn)確的“批復(fù)”?！昂鷱?fù)”里的“代”字，萬(wàn)萬(wàn)不可當(dāng)做“代替”來(lái)理解，而是強(qiáng)調(diào)它的實(shí)質(zhì)，是形式與內(nèi)在的完整與統(tǒng)一。