一、公文的簽發(fā)

簽發(fā)是對(duì)文稿的又一次全面核查，是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審核的文稿進(jìn)行最后審定并簽署印發(fā)，是對(duì)公文質(zhì)量與正式效用的最終確認(rèn)，更是文件定稿形成的最后環(huán)節(jié)，也是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)的一項(xiàng)決策性程序。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問(wèn)題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)簽制度。

簽發(fā)前必須進(jìn)行審核，確認(rèn)公文無(wú)誤。簽發(fā)分四種：正簽，指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文；代簽，指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文；核簽，又稱加簽，指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)或部門的重要公文；會(huì)簽，指兩個(gè)或兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，由各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)公文。

需要注意的是，會(huì)簽的文稿，必須由每一會(huì)簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)并加蓋公章。凡需會(huì)簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請(qǐng)會(huì)簽。如會(huì)簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見(jiàn)，應(yīng)將分歧意見(jiàn)如實(shí)匯報(bào)，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見(jiàn)，一并報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定；重要公文文稿應(yīng)當(dāng)由發(fā)文部門主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；會(huì)簽，須經(jīng)所有聯(lián)署黨委、部門或單位、部門的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。黨委辦公室根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫上姓名和時(shí)間，若圈閱，則視為同意。

另外，公文簽發(fā)不得越權(quán)進(jìn)行，必須先核后簽，在“發(fā)文稿紙”相應(yīng)欄目?jī)?nèi)批注定稿及發(fā)出意見(jiàn)并簽注完整的姓名和日期。

二、公文的封發(fā)

公文的封發(fā)要做到準(zhǔn)確、安全，書(shū)寫信封要清晰、規(guī)范。發(fā)文主要是向外發(fā)出的，需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的登記才能發(fā)出。登記主要是用冊(cè)簿式，登記的內(nèi)容主要包括順序號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文文號(hào)、標(biāo)題、附件、份數(shù)、發(fā)文對(duì)象、簽發(fā)單位、歸卷時(shí)間、備注等方面。

文件一經(jīng)登記，便可以發(fā)送于接收單位。封發(fā)時(shí)，一般要寫收文單位的機(jī)關(guān)或辦公室收，因此，在進(jìn)行裝封發(fā)送時(shí)，一定要寫清收文單位的地點(diǎn)、名稱；還可以寫明“某某親啟”等形式。如果是需要收回的文件，也一定要標(biāo)名收回日期，以便于按期收回。

三、公文的歸檔

公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十八條、第五十二條規(guī)定：“個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文”、“工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退”。

因此，無(wú)論是來(lái)自上級(jí)、本級(jí)或下級(jí)的文件，其所有權(quán)屬于受文的機(jī)關(guān)本身，這個(gè)機(jī)關(guān)的工作人員對(duì)文件有使用權(quán)，但不歸屬個(gè)人。工作使用完畢的文件，要及時(shí)歸還文秘部門，不得長(zhǎng)期滯留不交，更不準(zhǔn)想方設(shè)法變?yōu)榧河小?/p>

領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)外出參加會(huì)議或直接與外界商洽工作或下級(jí)徑直報(bào)給自己的文字材料，除極個(gè)別的特殊情況外，一般要交公文管理人員進(jìn)行登記；如確因工作需要放在自己手中保管一段時(shí)間的，要辦理借用手續(xù)，不要私存文件，更不準(zhǔn)背著文件管理機(jī)構(gòu)建立私下“小文件柜”。干部調(diào)動(dòng)工作時(shí)，要將手中使用的文件全部交給公文管理部門，不得私自帶到另一新的單位。