要準(zhǔn)備好會(huì)議的硬件設(shè)施。召開(kāi)會(huì)議所需要的設(shè)備，要提前準(zhǔn)備和調(diào)試好，避免因?yàn)橛布O(shè)施出現(xiàn)問(wèn)題而影響會(huì)議。

制定好會(huì)議流程和會(huì)議注意事項(xiàng)。有條件的最好準(zhǔn)備會(huì)議流程表，明確會(huì)議注意事項(xiàng)，并將其發(fā)放到與會(huì)者手中，讓與會(huì)者能夠更加清晰地了解本次會(huì)議的全過(guò)程，及時(shí)將會(huì)議主題、時(shí)間地點(diǎn)、注意事項(xiàng)等信息傳達(dá)給與會(huì)者。

要嚴(yán)格按照會(huì)議流程落實(shí)會(huì)議。為了保證會(huì)議的順利進(jìn)行，會(huì)議主持者要嚴(yán)格按照流程主持會(huì)議，對(duì)在會(huì)議中扯遠(yuǎn)的話題要及時(shí)引導(dǎo)到會(huì)議主題上來(lái)。

掌控好會(huì)議時(shí)間。一個(gè)人的注意力最多能夠集中40多分鐘，會(huì)議主持及負(fù)責(zé)人要及時(shí)調(diào)節(jié)大家的注意力，將注意力及時(shí)吸引到會(huì)議議題上來(lái)。

用數(shù)據(jù)說(shuō)話。在會(huì)議召開(kāi)的過(guò)程中要多分析數(shù)據(jù)，用數(shù)據(jù)和事實(shí)說(shuō)話，通過(guò)數(shù)據(jù)可以讓經(jīng)銷商們看到希望、看到前景、看到不足，比批評(píng)、強(qiáng)迫的效果要好得多，多調(diào)動(dòng)積極氛圍要比機(jī)械地念稿好得多。

要做好防范和應(yīng)對(duì)措施。由于區(qū)域市場(chǎng)中存在的各種問(wèn)題，經(jīng)銷商之間既有合作也有矛盾，在這樣的小型會(huì)議上很容易就會(huì)有人出頭來(lái)反映市場(chǎng)問(wèn)題，隨意打斷會(huì)議、擾亂會(huì)議秩序，讓會(huì)議陷入尷尬的境地。針對(duì)這種情況，要在會(huì)議之前做好防范，告訴與會(huì)者會(huì)有專門的時(shí)間來(lái)反映和討論、解決市場(chǎng)中存在的問(wèn)題。如果依然有人惡意打斷會(huì)議，這個(gè)時(shí)候就要采取必要措施，及時(shí)制止擾亂會(huì)議的行為。在處理這些問(wèn)題時(shí)，會(huì)議負(fù)責(zé)人一定要克制，不要因?yàn)閯e人的出言不遜而大動(dòng)肝火，記住一點(diǎn)：會(huì)議是解決問(wèn)題的，不是制造矛盾的！

會(huì)后要及時(shí)總結(jié)。會(huì)議是否達(dá)到預(yù)期效果、哪些地方需要改進(jìn)、達(dá)成了哪些共識(shí)，解決了哪些問(wèn)題……會(huì)后要及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，這樣才能讓區(qū)域會(huì)議更加有效率、有效果！

小提示：會(huì)議是解決問(wèn)題的，而不是制造矛盾的！