大會半小時，例會五分鐘

——例會都按流程走

看到太多企業(yè)會議雜亂、效率低下，實在令人心痛。相當(dāng)多的企業(yè)，其會議的效率正好與開會時間成反比，即會議時間越長效率越低。本來三言兩語、講清要求或注意事項就能結(jié)束的會議，也有人能天馬行空地扯上兩小時。本來三分鐘就能講清楚的內(nèi)容，他也可以侃上半小時。說者信口開河，聽者心猿意馬。會議效率之低到了企業(yè)員工“聽說開會就頭疼”的地步。

如何改變這種狀況呢？我還是那句老話：加強(qiáng)會議管理，所有例會制訂會議流程，確定開會主題、準(zhǔn)備時間、發(fā)言順序，要求開門見山、直奔主題、要言不煩。開會時，主持者對節(jié)外生枝、“滿嘴跑火車”的發(fā)言者立即叫停。會議記錄者記錄每個人的發(fā)言時間。除此之外，企業(yè)還要建立會議效果跟蹤制度。不能會是開了，話是講了，會上要求的事項做不做，就靠自覺了。如果沒有會議效果跟蹤，那么開會就有可能演變?yōu)榧w無意識的“怠工”行為——“我在開會”正好成了某些人推缷工作責(zé)任的借口。

如果不能確定開會結(jié)束時間，而內(nèi)容又需要集思廣益的，就應(yīng)該選擇下班時間召開，并提前告知會議議題。需要頭腦風(fēng)暴的議題就屬此類。

如果對企業(yè)會議不加管理，就可能導(dǎo)致會議成災(zāi)——會議正好變成了管理者推缷責(zé)任的借口，變成了渙散員工斗志的推手。本來開會是以布置工作、推動工作、解決問題為目的的。如果布置的工作沒有講清楚、推動的事項沒有說明白，應(yīng)該解決的問題沒有解決，這不僅浪費(fèi)了與會者的時間，而且嚴(yán)重挫傷了與會者的信心。久而久之，開會就成了員工的負(fù)擔(dān)。

要知道，企業(yè)是經(jīng)濟(jì)組織，是以贏利為目的的。時間都是有成本的。工作都是每一位員工分分秒秒做出來的。你在上班時間開會占用時間長了，員工工作的時間自然就少了。不能推動工作開展或提高工作效率的會議，對員工而言，就是災(zāi)難。

如何把控會議時間呢？就我個人的經(jīng)驗來看，凡是全體員工參與的工作推動會議，如新制度宣傳、新方案試行、新流程說明、嚴(yán)重違紀(jì)事情的處理通報等，通常不宜超過半小時。當(dāng)然，帶有娛樂性質(zhì)的全年總結(jié)大會則另當(dāng)別論。各小組或辦公室例會（如晨會、晚會），通常不宜超過五分鐘。跨部門的晨會也以一刻鐘為宜。部門周會也以半小時最多不超過一小時為宜。題目所言“大會半小時、例會五分鐘”是從最短時間上講的，僅供參考，具體到各個企業(yè)，還得因企業(yè)而異?？偟脑瓌t就是會議言之有物，能夠幫助或推動工作更好進(jìn)行。

為什么這樣呢？凡事都有例外。會議效果好不好，與會議的組織、會議的準(zhǔn)備，當(dāng)然也包括會議參與人員的素質(zhì)、參與人員利益相關(guān)程度等諸多因素有關(guān)。即使再簡短的會議，如果主持者講話不著邊際、言之無物，一樣不會有效果。會議時間長，主持者、發(fā)言者都作了精心準(zhǔn)備，講話內(nèi)容又與參會者利益高度相關(guān)，即使時間長，也能收到理想的效果。

把例會梳理成流程圖，開會就按流程走，是節(jié)省開會時間的有效方法。實施流程管理的企業(yè)不妨一試。