如今，管理信息化已經(jīng)不再是新鮮的概念，市場上關于各個行業(yè)和各類企業(yè)的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)琳瑯滿目。

管理信息化可能不會為企業(yè)帶來什么特別的競爭優(yōu)勢，但是，沒有信息化的企業(yè)肯定會造成競爭的劣勢。這已經(jīng)成為企業(yè)界普遍的共識。

提及管理的信息化，并非意味著每家企業(yè)都需要植入像沃爾瑪一樣龐大的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。不同業(yè)態(tài)和不同規(guī)模的企業(yè)對管理信息化的需求固然不盡相同，但就普適性的層面來說，有一類系統(tǒng)卻是通用的。它便是最近幾年興起的協(xié)同辦公系統(tǒng)，它有一個更簡潔的名字，叫協(xié)同OA。

OA的出現(xiàn)已經(jīng)有20多年的歷史，它的英文全稱翻譯過來是“辦公自動化”的意思。但近幾年興起的“協(xié)同”概念，使企業(yè)內(nèi)部各個崗位之間，甚至是企業(yè)與外部戰(zhàn)略合作企業(yè)之間均能實現(xiàn)高度敏捷的協(xié)同效應，從而把傳統(tǒng)的OA推向一個全新的境界。

傳統(tǒng)的OA起源于政府的“無紙化自動辦公”理念，基本上實現(xiàn)了公文流轉、電子檔案管理、人事信息、日程安排、通知公告等等必要的功能。但是，企業(yè)，尤其是大型企業(yè)的現(xiàn)實是業(yè)務流程復雜；業(yè)務之間關聯(lián)與交叉頻繁；海量信息呈線性增長；共同思想的共享和積累迫在眉睫；崗位、部門、企業(yè)之間的溝通和協(xié)作越來越緊密，傳統(tǒng)OA理念在覆蓋性、協(xié)同性和靈活性方面均已遠遠不能適應企業(yè)發(fā)展的要求。各個相互獨立的信息或模塊之間呈現(xiàn)出公認的“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題。

協(xié)同OA理念及其技術的出現(xiàn)，徹底解決了上述三大難題，從而為企業(yè)建立起真正意義上的數(shù)字化神經(jīng)系統(tǒng)。

協(xié)同OA成功地在企業(yè)各種模塊或單元之間建立起基于邏輯關聯(lián)的通道，使企業(yè)可以更準確、全面地了解各種信息，為決策提供更加科學的依據(jù)，同時也便于對人、財、物、信息和知識等方面的資源進行集中管理和優(yōu)化組合。

協(xié)同OA能夠成功地在單點對多點、多點對多點、不同部門甚至不同企業(yè)之間就某項特殊主題，通過知識文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會議、即時溝通、任務分配、流程審批等等方式進行協(xié)作；并將協(xié)作的過程和結果長久保存下來，以便事后查閱。

更重要的是，協(xié)同OA能夠以強大的可定制性和可擴展性，滿足不同企業(yè)的個性化需求，比如不同發(fā)展階段對組織結構、人員結構、業(yè)務流程等方面的需求，從而為企業(yè)創(chuàng)造一個個性化、開放和靈活的辦公環(huán)境。

總而言之，協(xié)同OA超越了傳統(tǒng)OA靜態(tài)、孤立、淺層次的辦公自動化理念，以“資源整合”為目標，以“協(xié)同”為手段，將觸角延伸到企業(yè)管理和運營的各個環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)集中、靈活和高效的管理，從而有利于提升企業(yè)的整體價值創(chuàng)造能力和資源（尤其是人力資源）的利用效率。

協(xié)同OA是具備廣泛普適性的企業(yè)信息化管理的經(jīng)典模式。在這種管理模式下，企業(yè)內(nèi)各個崗位的工作都集中到協(xié)同OA的平臺上來進行。因此，登陸這個辦公平臺是員工開始每天工作的第一個動作。

從管理實踐的角度，可以把協(xié)同OA的優(yōu)勢歸結為三句話：使人解放、使組織透明、使空間無界。

使人解放

在企業(yè)的各個構成要素中，人無疑是最關鍵的資源。一切價值的創(chuàng)造都需要通過人來實現(xiàn)。且不說人的技能，僅說人的時間和精力都是有限的。如何使人有限的時間和精力發(fā)揮出更大的價值，始終是企業(yè)管理中必須面對的一個主題。

但是，在傳統(tǒng)的管理形態(tài)下，人有多少時間和精力是用在價值創(chuàng)造上呢？或者說，什么樣的時間和精力分配，才能最有利于價值的創(chuàng)造？

我曾經(jīng)聽過這樣的說法：“中國企業(yè)中大多數(shù)崗位的員工，包含管理者在內(nèi)，有70%的時間或精力分配在對30%的業(yè)務處理的輔助性事務處理上?！边@個說法被我當年所領導的“本土企業(yè)觀察研究小組”的觀察結果（2000~2005年）所證實。對這70%的時間或精力的進一步觀察發(fā)現(xiàn)，其中的絕大部分內(nèi)容都是一些幾乎沒有任何“技術含量”的工作，比如在批準對外支付一筆款項時，用于在大量的紙面文件中查閱相關資料。本章開篇所說的劉先生的狀態(tài)，就是這種現(xiàn)象的一個經(jīng)典縮影。