第二,計劃調(diào)整的聯(lián)動機制。
通過這個機制使對任何一項計劃的局部調(diào)整,都會相應地帶來其他各項關聯(lián)計劃的調(diào)整;或者在計劃實施的過程中,下一級計劃的調(diào)整被批準后,能夠迅速實現(xiàn)對更高級計劃做出相應的準確調(diào)整。
這對企業(yè)的計劃管理能力是一個挑戰(zhàn)。但基本上可以通過三個途徑來實現(xiàn):
一是強調(diào)更廣泛的參與,尤其是下級崗位參與上級計劃的制定過程,使之能夠對本單位的全局有清晰的理解。在獲悉上一級的某項計劃調(diào)整時能夠對自身計劃可能產(chǎn)生的調(diào)整有準確迅速的反應。
二是在計劃制定過程中,專門關注各項目標之間的關系,能夠清楚把握一項計劃的調(diào)整對其他關聯(lián)性計劃的影響,并把這種關系進行備注說明。
三是在有條件的情況下,借助相應的軟件工具來實現(xiàn),比如在項目管理過程中采用微軟項目管理軟件(MS-Project2000系列)或更大型的項目管理軟件,如P3。
需要強調(diào)的是,計劃制定過程本身的效率至關重要,尤其是在企業(yè)規(guī)模龐大、管理層級多的情況下。如果片面、消極和被動地等待上一級計劃確定后再進行下一級計劃的制定,必然導致企業(yè)整體計劃過程的拖沓冗長,從而嚴重影響企業(yè)自身的運營效率。為此,企業(yè)可以采取“計劃的制定同步進行,而計劃的確定則自上而下逐級稍后實施”的原則來解決計劃的效率問題;這個原則還有另一個好處,是使下級單位或崗位對上級計劃有全局的把握。
在計劃的下達及其分解之下,企業(yè)便可以從成果導向的績效考核之角度,把考核目標分為三類任務指標:
第一類是計劃任務。顧名思義,計劃任務就是根據(jù)上級計劃分解而成的任務。
第二類是計劃外任務。計劃不可能面面俱到,相當一部分任務是不可能通過計劃來進行先期設定的;上級臨時決定的工作同樣需要進行成果導向的考核,這類任務在計劃之外,因此稱之為計劃外任務。
第三類是例行任務。例行任務是指某個崗位或部門長期、重復進行的例行工作,比如會計人員的財務處理工作;產(chǎn)品質量控制部門中的質量檢查工作等等。例行任務幾乎每天都在進行,其成果的合格與否往往與是否出現(xiàn)差錯相關。通常來說,沒有出現(xiàn)差錯或開展例行工作的過程沒有違反企業(yè)相關制度即可視為成果合格。因此,對例行工作的考核,通常以“差錯率”或“違規(guī)率”作為指標。
任何績效考核,無論成果本身是否能夠量化,都應當以量化的指標來體現(xiàn)考核的結果。也就是說,應該視各項任務的重要程度設定相應的分值,并以得分的形式來體現(xiàn)考核對象最終獲得的考核結果。基于此,同樣也應該結合考核對象的崗位性質,對其三類任務設置相應的分值權重。比如財務部門中出納人員的例行任務之分值甚至可以達到90%以上,因為這個崗位的絕大部分工作內(nèi)容是例行性質的;而銷售或策劃部門的例行任務之分值則可能僅有10%。
假設把企業(yè)下屬的部門分為兩類:支持性單位和經(jīng)營性單位——通常來說,財務、行政后勤、人力資源等部門可以歸為支持性單位;分公司、研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質量管理部門、策劃部門、銷售部門等等與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關的部門則可以歸為經(jīng)營性單位。
在支持性單位和經(jīng)營性單位之間,三類任務的分值權重則應該有所區(qū)別。原則上講,經(jīng)營性單位的計劃任務所占的分值應該相對較大,以此來增強其工作的計劃性。計劃性程度對經(jīng)營性單位的業(yè)績影響是很大的,缺乏必要的計劃性或計劃變更過于頻繁都非常不利于此類部門的運行。
在以分值形式對工作成果進行量化考核的方式之下,應該確定這樣的評分原則:如果某項任務的成果合格,則獲得相應分值之滿分;如果不合格,無論其中有多少比例是合格的,都應該為零分。理由有二:
其一,市場準則的延伸。通過這種評分原則來強化員工的市場意識:一方面,客戶在通常情況下不可能以折扣價來接受企業(yè)提供的不合格產(chǎn)品或未成品;另一方面,如果企業(yè)允許產(chǎn)品或服務形成過程中的各個環(huán)節(jié)(即各個崗位的分解計劃)打折扣,以企業(yè)與客戶之間的產(chǎn)品或服務交換為界,那么,就會在客戶對產(chǎn)品或服務的驗收標準和企業(yè)與員工的驗收標準之間存在著一個落差,這個落差便會直接或間接地反映為某種形式的企業(yè)管理成本或風險。如果企業(yè)無限度地承擔這樣的落差,那么,最終的結果只能是企業(yè)自身的失敗。企業(yè)失敗了,員工是不可能成功的。實際上,這個落差的存在恰恰是許多企業(yè)失敗或破產(chǎn)的根本原因。