會(huì)議方案

1．會(huì)議議題、會(huì)務(wù)、接待的具體工作細(xì)分到個(gè)人或部門，形成會(huì)議紀(jì)錄或方案，會(huì)議前后逐項(xiàng)檢查。

2．確定會(huì)議目標(biāo)。必須先問(wèn)一些問(wèn)題，最重要的是：“會(huì)議準(zhǔn)備實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？”或者換個(gè)角度問(wèn)：“要是不開行不行？”“什么時(shí)候結(jié)束？怎樣開才算成功或失?。俊遍_會(huì)的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復(fù)、價(jià)值不大的會(huì)議，否則會(huì)議很可能是浪費(fèi)大家的時(shí)間。

3．會(huì)議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會(huì)議效率。會(huì)議議程的大忌是太簡(jiǎn)單、太模糊。各項(xiàng)議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會(huì)議，檢查工作是否有疏漏及進(jìn)展情況。會(huì)議召開前一天所有會(huì)務(wù)人員集中開會(huì)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議事項(xiàng)，確保每個(gè)人都清楚各自職責(zé)。

5．每一項(xiàng)工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負(fù)責(zé)人員。在會(huì)務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項(xiàng)、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人，不要遺漏。

6．總負(fù)責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務(wù)完成進(jìn)度。對(duì)會(huì)務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)做到心中有數(shù)，對(duì)會(huì)務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題要打足提前量，隨時(shí)檢查?？傌?fù)責(zé)人應(yīng)該是掌握會(huì)議細(xì)節(jié)最全面、信息最集中、最操心費(fèi)神者，能隨時(shí)根據(jù)各項(xiàng)信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，不注意過(guò)程和環(huán)節(jié)控制，有頭無(wú)尾。

7．總負(fù)責(zé)人在重大會(huì)議剛開始一段時(shí)間，自始至終在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)巡視，留意場(chǎng)內(nèi)情況，確保會(huì)議開場(chǎng)即步入正軌，隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)問(wèn)題。會(huì)議開場(chǎng)的順利與否對(duì)整個(gè)會(huì)議效果影響很大。

8．差錯(cuò)舉例

①會(huì)務(wù)方案涉及議程、會(huì)場(chǎng)的問(wèn)題考慮不周或沒(méi)有列出需求清單告知相關(guān)人員，會(huì)場(chǎng)工作人員不了解需求，也未指定好對(duì)應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。會(huì)場(chǎng)秩序凌亂，工作人員沒(méi)有佩戴特定的標(biāo)志。

②時(shí)間進(jìn)度不明確或沒(méi)有按規(guī)定流程完成銜接。

③任務(wù)沒(méi)有落實(shí)到個(gè)人，沒(méi)有說(shuō)定哪個(gè)人負(fù)責(zé)到何種程度，好像誰(shuí)都負(fù)責(zé)又好像沒(méi)人負(fù)責(zé)。

④會(huì)議工作人員接受任務(wù)，執(zhí)行情況沒(méi)有及時(shí)報(bào)告總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人無(wú)法對(duì)整個(gè)會(huì)議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險(xiǎn)象環(huán)生”。

評(píng)述：會(huì)議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個(gè)全面細(xì)致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會(huì)議進(jìn)程隨時(shí)完善的基礎(chǔ)。而會(huì)議總負(fù)責(zé)人則是駕馭會(huì)議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時(shí)有效地督促到位決定著會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。會(huì)議要確保高效、務(wù)實(shí)，要特別關(guān)注以下七個(gè)關(guān)鍵要素：會(huì)議方案、會(huì)議目標(biāo)與主旨、會(huì)議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會(huì)議材料、信息反饋。

會(huì)議材料

1．裝訂后的會(huì)議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點(diǎn)核查內(nèi)容有無(wú)重大差錯(cuò)、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁(yè)、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對(duì)各類論壇、各類研討會(huì)的發(fā)言材料需重點(diǎn)關(guān)注：標(biāo)題（即議題）是否圍繞會(huì)議主線、條理是否清晰、重點(diǎn)是否突出、觀點(diǎn)是否有新意、與會(huì)議目的是否吻合、是否與其他演講者有過(guò)多重復(fù)。特別提防假大空、冗長(zhǎng)、脫離會(huì)議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對(duì)這些問(wèn)題虛心與演講人耐心交流、認(rèn)真反饋。

3．會(huì)議須知：

①會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議室（標(biāo)明具體路線）。

②就餐時(shí)間、地點(diǎn)。

③會(huì)務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。

④會(huì)議紀(jì)律。

⑤當(dāng)?shù)貧夂?、交通及附近旅游景點(diǎn)介紹。

⑥“想客人之所想”，會(huì)議須知應(yīng)將會(huì)議期間有關(guān)食、宿、行以及與會(huì)者可能要咨詢的各種問(wèn)題表述全面、準(zhǔn)確，應(yīng)視為會(huì)議最重要的材料之一。讓與會(huì)者一拿到會(huì)議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想問(wèn)的問(wèn)題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯(cuò)。

4．差錯(cuò)舉例：

①會(huì)議材料沒(méi)有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過(guò)多，沒(méi)有充分反映會(huì)議的主題與實(shí)質(zhì)性需求。

②匯總與會(huì)者名單時(shí)，要注意核對(duì)清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認(rèn)為就是女性。

③與會(huì)者職務(wù)出錯(cuò)。例如：正職副職弄錯(cuò)。

評(píng)述：會(huì)議材料如果切中會(huì)議主題，有事實(shí)、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨(dú)到見解和新穎的提法，就意味著會(huì)議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點(diǎn)。有兩點(diǎn)切記：A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒(méi)內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請(qǐng)函并附上會(huì)議發(fā)言的需求、聽講對(duì)象、主題、注意事項(xiàng)，切忌以為一個(gè)電話溝通，對(duì)方“沒(méi)問(wèn)題”就萬(wàn)事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對(duì)方也會(huì)認(rèn)為你很認(rèn)真、專業(yè)，才會(huì)真正重視發(fā)言稿的準(zhǔn)備。