二、最省力法則和關(guān)鍵少數(shù)規(guī)則

帕累托發(fā)現(xiàn)80/20法則后，由于闡釋水平具有一定的局限性，80/20法則的重要性在當(dāng)時(shí)并沒有充分顯現(xiàn)出來。直到第二次世界大戰(zhàn)以后，有兩位先驅(qū)者開始在實(shí)踐中運(yùn)用80/20法則，并在當(dāng)時(shí)轟動(dòng)了整個(gè)世界。

1.1949：吉普夫的最省力法則

1949年，哈佛大學(xué)的語言教授吉普夫發(fā)現(xiàn)了“最省力法則”。吉普夫認(rèn)為，資源最省力法則認(rèn)為，大約20％~30％的資源，與70％~80％的資源活動(dòng)有關(guān)。

吉普夫教授利用書籍、文獻(xiàn)、人口統(tǒng)計(jì)與工業(yè)行為來闡述這種現(xiàn)象。例如，他分析了1931年費(fèi)城20個(gè)街區(qū)內(nèi)發(fā)出的結(jié)婚證書，發(fā)現(xiàn)其中70％的婚姻，產(chǎn)生于該區(qū)域中30％的人身上。吉普夫還提出“使用頻率較高的東西通常離我們比較近。而聰明的秘書早就知道，常用的檔案不必歸檔！”

（二）1951：朱蘭的關(guān)鍵少數(shù)規(guī)則

這條規(guī)則與日本的興趣人、貨物、時(shí)間、技能或任何有生產(chǎn)力的東西會(huì)隨時(shí)進(jìn)行自我調(diào)整，以達(dá)到減少工作量的目的，而大約20％~30％的資源與70％~80％的資源活動(dòng)有關(guān)。

“關(guān)鍵少數(shù)規(guī)則”的實(shí)際應(yīng)用，使日本的經(jīng)濟(jì)有了飛速地發(fā)展。生于1904年的羅馬尼亞裔美國工程師朱蘭，是20世紀(jì)50~90年代質(zhì)量革命的幕后功臣，他把80/20法則稱為“帕累托法則”或“關(guān)鍵少數(shù)規(guī)則”，使之成為追求產(chǎn)品品質(zhì)的同義詞。

1924年，朱蘭加入貝爾電話公司負(fù)責(zé)制造的西屋電器分部，并擔(dān)任西屋電器的工業(yè)工程師，通過不斷地研究和分析，朱蘭發(fā)現(xiàn)了產(chǎn)品品質(zhì)中隱含的80/20法則。他在工作過程中，將80/20法則與其他的統(tǒng)計(jì)方法相結(jié)合，在產(chǎn)品質(zhì)量方面力求精益求精，提升了產(chǎn)業(yè)與生活消費(fèi)品的價(jià)值與可信度。1951年，朱蘭出版了《質(zhì)量管理手冊(cè)》一書，他在書中充分肯定了80/20法則：

“經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)，財(cái)富的分配是不均等的。這在其他方面也可以找到例證：犯罪行為在犯罪分子身上的分布、意外事件在危險(xiǎn)過程中的分布等等。帕累托的不均等分布法則，也可以解釋財(cái)富分配與品質(zhì)不良的分布?！?/p>

遺憾的是，當(dāng)時(shí)美國大部分的企業(yè)家對(duì)朱蘭的理論都不感興趣。直到1953年，朱蘭應(yīng)邀前往日本演講，在日本產(chǎn)生了強(qiáng)烈的反響，于是他便留在了日本。1970年，日本經(jīng)濟(jì)迅速起飛，使美國經(jīng)濟(jì)受到了威脅，朱蘭這才受到西方國家的重視。在朱蘭的倡導(dǎo)和實(shí)踐下，80/20法則成為了全球品質(zhì)革命的中心思想。

三、80/20法則的三大前提

80/20法則的使用必須遵循一定的前提，離開這三大前提，80/20法則就不能普遍適用。在使用80/20法則的時(shí)候，如果跳出這三個(gè)前提的范圍盲目使用，結(jié)果可能會(huì)作繭自縛。

第一個(gè)前提，有豐富的信息，由此可以進(jìn)一步分辨關(guān)鍵事務(wù)與非關(guān)鍵事務(wù)，這樣才可以判斷關(guān)鍵少數(shù)與一般多數(shù)。實(shí)際上對(duì)于這個(gè)假設(shè)是存在疑問的，由于80/20法則常常出現(xiàn)在復(fù)雜系統(tǒng)中，會(huì)受到很多復(fù)雜因素的影響，進(jìn)而出現(xiàn)混沌理論所說的“蝴蝶效應(yīng)”等情況。如果無法事先確定哪些是少數(shù)關(guān)鍵因素，則很難提出相應(yīng)的操作對(duì)策。

第二個(gè)前提， 80/20法則所涉及的關(guān)鍵因，素必須是人類群體理性選擇的結(jié)果，通過人類決策可以將其改變并加以利用。如果找出的關(guān)鍵因素是難以調(diào)控的，但仍然試圖改變它，這無疑是以卵擊石。這樣看來，除非管理環(huán)境在存在方式、發(fā)展趨勢(shì)、運(yùn)行模式、因果關(guān)系等方面具有一定的可預(yù)見性、可操作性，否則80/20法則只能對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行解釋，而不具有預(yù)測(cè)性。

第三個(gè)前提，關(guān)鍵少數(shù)與一般多數(shù)之間要彼此獨(dú)立。在管理系統(tǒng)中，關(guān)鍵少數(shù)與一般多數(shù)之間通常存在著雙向互動(dòng)關(guān)系。單純地對(duì)有機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行細(xì)分來獲得“關(guān)鍵因素”，然后再把剩下的部分都?xì)w為“一般因素”這樣的做法是不正確的。在對(duì)有機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行細(xì)分的過程中，管理系統(tǒng)中原有因素的性質(zhì)一定會(huì)發(fā)生變化，這會(huì)破壞80/20法則的付出與收獲不平衡規(guī)律。況且，如果這種不平衡的關(guān)系是一種不可改變的狀態(tài)，那么抓重點(diǎn)式的人為努力也不可能使其變成平衡關(guān)系。

四、80/20分析法和思考法

80/20法則認(rèn)為，大部分成果通常歸因于少數(shù)的原因和努力，其他大部分的努力，只能帶來細(xì)微的影響。也就是說，投入與產(chǎn)出之間的關(guān)系，往往是不平衡的。而80/20法則衍生出的分析方法和思考方法，就教你如何確定這種不平衡的關(guān)系，并針對(duì)出現(xiàn)的問題采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)。80/20分析法和思考法可以確定事物的關(guān)鍵因素。

1.80/20分析法

一般情況下，運(yùn)用80/20法則必須先通過80/20分析法進(jìn)行分析，通過量化、系統(tǒng)的方法對(duì)原因、投入、努力，以及結(jié)果、產(chǎn)出、報(bào)酬進(jìn)行分析，并勾畫一個(gè)精確的關(guān)系的方法。80/20分析法的使用是以假設(shè)80/20關(guān)系的存在為前提的，然后搜集事實(shí)，最后論證真正的關(guān)系。這樣的分析是一項(xiàng)實(shí)證程序，可能導(dǎo)出各種結(jié)果，自50/50至99.9/0.1的分布都有可能。在確定投入和產(chǎn)出之間確實(shí)有不平衡關(guān)系后，再采取行動(dòng)。在使用80/20分析法的時(shí)候，要首先假設(shè)80/20的關(guān)系是存在的。

2.80/20思考法

80/20思考法屬于直覺式的程序，它包含思維方式和習(xí)慣，通過思維方式和習(xí)慣，能夠確定哪些是生活中重要事物的關(guān)鍵因素。通過80/20思考法，可以把關(guān)鍵因素分辨出來，再重合理新運(yùn)用資源解決問題。

我們要深入思考自己視為重要的人物和事情，并判斷80/20法則在這個(gè)領(lǐng)域是否有效，這樣，就能依照自己的判斷采取行動(dòng)。運(yùn)用80/20思考法不需要搜集資料，也不必去檢驗(yàn)假設(shè)是否成立。與80/20分析法相比，80/20思考法更好用，而且使用起來方便快捷，有時(shí)候可能也會(huì)出現(xiàn)誤導(dǎo)。當(dāng)你辨認(rèn)出一種關(guān)系的時(shí)候，會(huì)主觀地認(rèn)為自己已經(jīng)知道20％的關(guān)鍵因素是什么，而這是相當(dāng)危險(xiǎn)的。不過，在對(duì)自己的估計(jì)有疑慮時(shí)，可以先參照80/20分析法，接著再檢驗(yàn)80/20思考法。80/20思考法通過思維方式和習(xí)慣，確定哪些是生活中重要事物的關(guān)鍵因素。

五、掙脫常規(guī)認(rèn)識(shí)的桎梏

在常規(guī)認(rèn)識(shí)中，我們常常持有一種穩(wěn)定而片面的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為事情的因果會(huì)有一個(gè)絕對(duì)相等的聯(lián)系。也時(shí)常會(huì)有這樣的假設(shè)：一定量的原因或投入，會(huì)造成同等的結(jié)果及產(chǎn)出。比如，我們會(huì)認(rèn)為應(yīng)該竭盡全力對(duì)待每一個(gè)咨詢電話和來訪者；認(rèn)為公司內(nèi)的所有員工都有同等價(jià)值等等。當(dāng)然，我們不能否定有時(shí)候的確如此，但正是這種根植人心的常規(guī)認(rèn)識(shí)，束縛了我們的發(fā)展，拖住了我們迅速實(shí)現(xiàn)成功目標(biāo)的腳步。

80/20法則告訴我們，低投入可以得到高產(chǎn)出；小的努力可以獲得大的成績；關(guān)鍵少數(shù)往往決定著整個(gè)組織的產(chǎn)出、盈虧和成敗。在生活中，當(dāng)我們回頭審視曾經(jīng)發(fā)生的事情時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)通常很多事情都是不平衡的模式。這種不平衡可能是68/32、85/15、80/20、70/30或99.9/0.1等等。就像在學(xué)校里，違反校規(guī)次數(shù)最多的通常是少數(shù)的學(xué)生；在生活中，你也會(huì)覺得某些朋友比其他朋友重要，仔細(xì)衡量后你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這種差異讓你感到不可思議。

世界上一直都存在著強(qiáng)勢(shì)的少數(shù)和弱勢(shì)的多數(shù)，我們的日常生活和工作也反映出這種不平衡的狀態(tài)，而這種不平衡就是人類進(jìn)步的動(dòng)力。80/20法則提醒我們，對(duì)這些不平衡的存在應(yīng)該給予足夠的重視，打破常規(guī)認(rèn)識(shí)對(duì)自己的束縛，從而提高生活和工作的效率。