應(yīng)對之道

為了掌握時間管理與集中可支配時間，管理者必須掌控好工作的時機與內(nèi)容。因為老板與組織所指派的任務(wù)有懲罰執(zhí)法在背后撐腰，如何恰當?shù)剡\用自己的時間便成了考慮的最主要因素。

管理者的策略在于增加自己的時間，通常是借由縮小或盡快解決下屬占用的時間比例——亦即消除“往上指派的工作”(upward delegation)，他們就可以運用額外的時間，妥善處理老板與組織交付的任務(wù)，其方法為：(1)讓老板對他們的能力有信心；(2)建立與協(xié)作團體的合作關(guān)系，這些做法都需占用管理者的可支配時間。

大多數(shù)管理者的許多時間被下屬占用的時間浪費掉了，對此他們甚至還懵懂不知。我們將以“背上猴子”為比喻，檢視下屬占用時間的發(fā)生原因，以及管理者的應(yīng)對之道。

專業(yè)馴猴師

要妥善管理猴子，首先你該知道什么是猴子，誰的背上有猴子。

何謂猴子

“猴子”就是雙方談話結(jié)束后的下一個行動步驟。猴子不是問題、項目、計劃或機會，猴子只是解決問題、進行項目計劃或是投入機會的下一個行動步驟、下一個措施。

如果你在工作時間的談話中想到這一點，那么，重點就在于對話于何處結(jié)束以及要有下一個步驟。

我要解釋的是，我們的猴子比喻如何對應(yīng)傳統(tǒng)的管理詞匯。當我說“猴子”，傳統(tǒng)管理者用的是“任務(wù)”。他們對任務(wù)的定義是“任何時間、地點可以執(zhí)行的職責(zé)”。所以，如果我要求你和會計部門談?wù)?，那是一項任?wù)。如果我要求你寫一封信，那也是一項任務(wù)。如果我要你打電話，這也是任務(wù)。如果我要你出差兩天，這是任務(wù)。何以如此？因為它們都能在某時間與地點完成。因此，這些事務(wù)對我所定義的“猴子”，亦即“下一個步驟”都可以互相對應(yīng)。