第四，會(huì)議議題不能安排過多。

我們不提倡有一點(diǎn)小事就召集大家開會(huì)，但是我們也不提倡將好多問題都集中在一個(gè)會(huì)議上進(jìn)行。目標(biāo)太多就等于沒有目標(biāo)，因?yàn)槟繕?biāo)太多就抓不住重點(diǎn)。比如，會(huì)議議題較多，而每個(gè)人關(guān)心的重點(diǎn)又不同，討論的時(shí)候就難免會(huì)分散，結(jié)論達(dá)成的速度會(huì)減慢，使得會(huì)議時(shí)間延長，而時(shí)間過長的會(huì)議又會(huì)讓與會(huì)者感到疲倦，影響到會(huì)議效率。因此，每次會(huì)議的議題不能太多，一般1~2個(gè)議題為宜，盡量不要超過3個(gè)議題。

第五，會(huì)議的時(shí)間不宜過長。

一個(gè)成年人聚精會(huì)神投入工作的時(shí)間大約為2小時(shí)左右，如果會(huì)議長達(dá)四五個(gè)小時(shí)，就會(huì)讓人“疲憊不堪”，效率可想而知。最適宜的會(huì)議時(shí)間為0 5~2小時(shí)，這樣既有利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論，也可以避免因疲憊而耗費(fèi)時(shí)間。

第六，試試站著開會(huì)。

如果議題比較重大，大家達(dá)成意見比較困難，會(huì)議的時(shí)間就會(huì)難以控制。而再加上會(huì)議室的環(huán)境，座椅舒適，燈光明亮，飲水機(jī)、咖啡機(jī)、微波爐等也往往一應(yīng)俱全，甚至還有新鮮的水果，這就為加長會(huì)議提供了良好的條件。

為了避免在不知不覺中延長會(huì)議，不妨試一試站著開會(huì)，這樣就會(huì)營造出時(shí)間比較緊急，盡快想辦法結(jié)束會(huì)議的壓力。日本企業(yè)的會(huì)議室大多都十分簡陋，不但無煙無茶，甚至沒有椅子，開會(huì)的人都只能站著。這似乎有點(diǎn)不近人情的味道，但對壓縮會(huì)議時(shí)間、提高效率卻非常有效。

第七，會(huì)議盡量安排在下班之前召開。

這也是一個(gè)促使大家盡快達(dá)成統(tǒng)一意見、縮短會(huì)議時(shí)間的方法。會(huì)議之所以遲遲不能結(jié)束，很多時(shí)候就是因?yàn)榕c會(huì)者時(shí)間觀念差，不到會(huì)議最后很難做出果斷的決定。例如，如果上午9點(diǎn)開會(huì)，預(yù)備1個(gè)小時(shí)的會(huì)議，就會(huì)容易磨蹭到11點(diǎn)多；下午2點(diǎn)開會(huì)，就容易拉長到5點(diǎn)。不如換個(gè)時(shí)間段，將時(shí)間安排在上午11點(diǎn)或者下午5點(diǎn)舉行，距離下班時(shí)間1個(gè)小時(shí)，這就等于給出了明確的時(shí)間期限，大家也就會(huì)盡快表達(dá)自己的觀點(diǎn)和看法，從而有效地提高會(huì)議的效率。

第八，控制每個(gè)人發(fā)言的時(shí)間。

    如果與會(huì)者有10人，每個(gè)人發(fā)言10分鐘就是100分鐘，而總是有些人在發(fā)言時(shí)滔滔不絕，結(jié)果使會(huì)議時(shí)間不斷加長。要解決這一問題，主持會(huì)議者需要提前約定好每個(gè)人發(fā)言的時(shí)間長度，讓大家在發(fā)言之前都做到“心中有數(shù)”。對于那些健談到忘了時(shí)間的人，應(yīng)及時(shí)提醒，避免其占用過量的會(huì)議時(shí)間。提醒可在與會(huì)者用了一半時(shí)間時(shí)進(jìn)行一次，讓他們盡快闡述重點(diǎn)，在最后兩三分鐘可以再提醒一次，以便讓發(fā)言者利用剩余的時(shí)間做一個(gè)簡短的總結(jié)。